Le flot croissant d’informations charge supérieurs et employés

Comment faire face au flot des données: lire efficacement

Vérification de la lecture: la nomenclature pour la classification et le traitement de l’information du texte.
Divers aspects pour lire un texte.
Rolf Leicher /

La lecture en ligne et en textes imprimés nous coûte toujours plus de temps, beaucoup ont besoin de plus de 30 % de leur temps pour la lecture. Il faut de plus en plus prendre connaissance de courriels, de la publicité, des communications de l’industrie, des rapports et des bulletins. Le flot d’informations devient un tsunami. La moitié de la matière à lire n’a pas d’importance. Et si seulement vous saviez quelle moitié est nécessaire!

Pour maintenir sa charge de travail de lecteur sous contrôle et pour éviter des documents non lus plus importants, il faut un peu de systématique.

Comportement à la lecture

Pourquoi doit-on ouvrir la boîte de réception chaque fois qu’arrive juste un courriel? Concentrer les temps pour la lecture, cela veut dire: lire de deux à quatre fois par jour la boîte de réception. Lorsque l’on travaille un texte, il faut pouvoir s’assurer que les interruptions sont minimales. Car, après une pause, vous devez investir le double d’énergie pour être à nouveau concentré dans le texte. Savoir lire par bloc fait gagner du temps, parce que vous n’avez pas besoin de vous remettre à jour encore et encore, comme c’est le cas lors d’interruptions. Cela est particulièrement vrai pour les textes complexes. Les soi-disant «erreurs de lecture» arrivent lorsque l’on est interrompu au milieu du texte.

Déjà en première lecture, les passages importants devraient être mis en évidence par des marques ou inscriptions marginales. Le marquage vous aide à préparer le texte déjà pour une deuxième lecture. Si vous vous abstenez de faire la seconde lecture de suite et si vous la faites plus tard, vous devrez tout recommencer. Marquer lors de la première lecture ne coûte pas beaucoup de temps et facilite l’accomplissement du processus. Utilisez des signes connus pour vos mots-clés: point d’exclamation pour «important», le crochet «d’accord», point d’interrogation pour «reste à clarifier». Par «lecture sélective», vous prenez une décision: qu’est-ce qui est pressant, qu’est-ce qui est important? Trier également selon les priorités, et passer outre, si une lecture n’a absolument aucune valeur pour vous. Les rendez-vous de travail, vous allez les caractériser par les dates, afin de fixer des priorités. Le traitement de l’information devrait être établi de manière uniforme, il a moins de valeur si tout le monde utilise sa propre méthode.

Fondamentalement, vous améliorez vos capacités lorsque vous vous concentrez pleinement sur la lecture et ne faites pas deux choses à la fois. Faire des appels téléphoniques pendant la lecture est très stressant et conduit à un enregistrement superficiel de l’information. Si vous êtes occupé avec deux choses en même temps, vous ne faites aucune activité correctement. Cela est appelé du «multitâche». Les régressions sont très ennuyeuses et fastidieuses, c’est-à-dire des coups d’œil au texte, à des endroits où les yeux s’étaient déjà arrêtés. La raison de ceci est le plus souvent due à un manque de concentration. A ce moment, les retours sont la plupart du temps inutiles, puisque le cerveau a déjà reçu l’information du traitement avec un peu en retard. En sautant, le cerveau s’offre deux fois les passages conformes. Il enregistre ces passages comme connus et s’éteint brièvement. Souvent, il manque le passage qui fait le lien avec le nouveau contenu, une prochaine régression est nécessaire pour recevoir l’information.

La vitesse de lecture

Le plus ennuyeux c’est le retard dans les lectures. Pour combler le retard, la vitesse de lecture doit être doublée, comme lorsque l’on conduit sa voiture et qu’après un embouteillage, il faut augmenter le rythme pour rattraper le temps perdu. Une plus grande vitesse de lecture (speed reading) conduit à l’enregistrement superficiel du texte, de sorte que vous aurez à le lire deux fois. Les lecteurs rapides parcourent des passages et le contenu est rapidement oublié. Plus le texte est important, plus la vitesse de lecture devrait être lente. La lecture mot à mot d’un acte est correspondante au rythme de la marche pour la conduite d’une automobile. Réflexion et créativité sont alors possibles. Sous la pression du temps, on n’enregistre que superficiellement les informations, cela conduit à analyser avec la «technique de slalom», comme à skis. Même les lectures hâtives doivent être lues et assimilées avec soin.

De grandes quantités de textes peuvent mettre en danger l’attention du lecteur, en augmentant la vitesse de lecture. Puis viennent des objectifs de lecture. Que lire, pour recueillir des renseignements ou pour prendre une décision? Où sont les informations pour un processus important? Doit-il être égal à l’affaire traitée? Est-ce important ou urgent? Quelle est la pertinence des informations pour le lecteur? Une lecture efficace est possible si le lecteur élargit son angle de vue, par des faisceaux de mots connexes intentionnés, liés en groupes. Cela vous permet d’économiser le nombre de sauts, ce que fait l’œil et augmente la vitesse de lecture. La prétendue «lecture en avance» exige beaucoup de pratique. Si vous lisez un groupe, ensuite un autre ayant le même sens, cela augmente le mode d’activité du cerveau. En lisant la presse spécialisée, on peut compléter les capacités cognitives, en se concentrant sur les noms et les verbes; les détails sont ignorés. Donc, on comprend le sens plus rapidement et l’on ressent l’essentiel. Une vitesse de lecture plus élevée est possible, surtout, si un texte ne doit pas être entièrement lu. Les lecteurs rapides recherchent des mots-clés et des secteurs d’intérêts. Les habitudes de changement enregistrent, au besoin, une formation intensive. Le lecteur professionnel chevronné connaît beaucoup de stratégies de lecture et peut donc prendre la bonne décision au bon moment.

L’information et sa valeur

Comme on le sait, la valeur de l’information n’augmente pas par la quantité.

Trop d’informations chargent le destinataire, l’expéditeur d’une information devrait réfléchir à la valeur et l’utilité que le destinataire pourrait en faire. L’expéditeur et le destinataire sont impliqués dans la gestion de l’information. Souvent, la simple question «que se passe-t-il si vous ne lisez pas une information» aide. Chacun se voit exposé au risque de manquer quelque chose s’il ne prend pas connaissance de tout.

Le smartphone, avec ses nombreuses applications, conduit à la tentation d’obtenir des informations qui n’ont aucun effet durable pour le lecteur. Les supérieurs doivent se poser la question: qu’est-ce que mes informations représentent pour mon équipe? Quels avantages ont-elles? Et à quel degré de détail quelqu’un doit-il être informé?

Les informations inutiles coûtent du temps et de l’argent: pensez à ce que vous ne devez pas nécessairement savoir et assurez-vous que cette information ne peut plus être obtenue.

Distinguer l’information par:

  • A)   principe push: des informations sont fournies;
  • B)   principe pull: des informations sont demandées et obtenues.

Assurez-vous également que l’information est compréhensible parce que chaque question supplémentaire charge l’expéditeur et le destinataire. Le stress, la mauvaise humeur et la distraction bloquent de façon durable la liaison entre la lecture et le cerveau. Veillez donc à permettre que l’atmosphère soit agréable, réponde aux besoins d’une lecture concentrée, tranquille. Vous pouvez même terminer la lecture avec une petite gratification personnelle, par exemple une tasse de café, que l’on s’octroie après la lecture. Si votre moral est au point zéro, vous renoncez à la lecture plutôt que d’étouffer votre motivation par la convulsive du «besoin».

Améliorer les informations

Le bien-être favorise l’enregistrement de l’information. Vous pouvez même prévoir un changement à la lecture; la lecture debout à une table de bar. De nombreux bureaux ont fait de bonnes expériences avec des pupitres (en position debout) qui sont utilisés pour la lecture de courte durée, soit 10 à 15 minutes. En position debout, la circulation et la respiration du lecteur se modifient. La charge sur le corps devrait pouvoir changer, soit d’un pied sur l’autre. Celui qui lit a besoin d’un éclairage optimal, en tout cas, il ne doit pas être ébloui. Si vos yeux deviennent fatigués lors de la lecture, vous pouvez insérer un instant sans lumière. Vos paumes des mains forment deux coquilles étanches sur les yeux de sorte qu’aucune lumière ne traverse les mains et ne pénètre à travers les mailles du filet. Les yeux ne doivent pas être fermés, mais rester environ 60 secondes ouverts dans la cavité sombre. La paix intérieure et une bonne température apportent plus qu’une cinquième tasse de café.